着力保障和改善民生 实现社保档案规范化管理

       2009年7月，人力资源社会保障部和国家档案局联合颁布了《社会保险业务档案管理规定（试行）》（以下简称《规定》），弥补了社保业务档案管理方面的法规空白。为确保《规定》的落实，全国社保系统与档案行政系统精诚合作、联手推动，通过5年多的共同努力，社保业务档案管理工作实现了制度从无到有、机制从无序到规范、管理从粗放到精细的历史性转变，迈上了新的台阶。

        一、领导重视是关键

       近年来，党中央和国务院围绕完善社会保障制度作出了一系列重大决策和部署，社会保障已成为维护社会稳定和关乎社会和谐的一项重要制度。社保业务档案作为重要的民生档案，是对参保单位和个人权益的真实记录，是确定参保个人享受社保待遇的重要依据。加强社保业务档案规范化管理，是贯彻落实中央提出的“着力保障和改善民生”的要求，实现社会保障事业可持续、健康发展的重要基础工作，对维护参保对象的权益和规范经办业务行为发挥着不可替代的重要作用。为此，人力资源社会保障部部长尹蔚民、副部长胡晓义，国家档案局局长杨冬权，对做好社保业务档案管理工作作出了重要批示，并多次调研视察地方社保业务档案管理工作情况。人力资源社会保障部和国家档案局建立了工作协调机制，成立了由社保中心领导牵头、部办公厅和国家档案局馆室司分管领导参与的全国社保业务档案规范化管理领导小组，统筹协调开展工作。各省、自治区、直辖市的人社部门和档案部门，也都成立了相应的领导机构，明确了分管领导，建立了责任制，形成了“领导亲自抓、大家都上手、层层抓落实”的良好工作格局，为顺利开展社保业务档案管理工作提供了重要的组织保障。

        二、立法先行是根本

     《规定》的颁布实施弥补了社保业务档案管理方面的法规空白，对推动社保业务档案规范化工作发挥了重要的引领和支撑作用。为推动《规定》的实施，人力资源社会保障部先后下发了《关于贯彻落实社会保险业务档案管理规定（试行）的通知》《社会保险业务档案管理规定（试行）宣传提纲》《关于开展社会保险业务档案达标验收的通知》等一系列文件，并制定了《社会保险业务档案管理规范》上报国家标准化管理委员会。各地按照要求，普遍制定了专门的档案管理办法或实施细则，建立健全了各项基础管理制度，完善了业务档案的工作流程。

      三、部门合作是助力

      加强社保业务档案管理，是关注民生、保障民生在档案工作中的集中体现。人社部门与档案行政管理部门认识高度一致，行动紧密配合，从业务档案现状调研、《规定》的制定、人员培训到达标验收工作的推动，相互合作贯穿到业务档案规范工作的每一个环节，体现在中央和省市县各个层面，堪称部门合作的典范。仅在中央层面，就先后召开了8次领导小组会议，共同研究和部署工作；联合召开5次全国性社保档案工作会议，进行宣传动员、培训骨干和验收调度。在省级经办机构验收过程中，一起抽调地方社保和档案部门骨干300多人次，组成55个验收小组，于2013年底前完成了55家省级经办机构业务档案管理达标验收，其中44家获得了优秀等级。去年，还联手对8个市县业务档案验收工作迟缓的省份进行了重点督导，收效明显。

      四、加大投入是保障

      在基础设施建设方面，几年来，各地人社部门积极协调安排专项资金，加强档案用房、设施设备建设，成效明显。目前，省级机构的档案库房面积平均达到500平方米左右，新疆、上海、吉林、河北等地的库房面积超过1000平方米，特别是天津市建成了社保专业档案馆，使用面积达2万平方米。这些档案馆库全部实现了库房、办公、查阅三室分开，智能密集架、气体灭火系统等一批先进设备陆续在各地得以应用，从硬件环境上确保了档案的安全。此外，省级机构全部实现了档案目录计算机检索，60%以上的机构自行开发或外购了档案管理软件系统，25%的机构实现或部分实现了经办业务系统与档案管理系统的衔接，30%的机构通过对纸质档案的影像化加工，实现了业务档案的实时电子化查询。在档案管理队伍建设方面，人社部组织编写了《社会保险业务档案管理指南》作为培训教材，举办了现场交流、专题培训等活动，积极引导地方开展专业人员培训。各地经办机构通过招聘、转岗、培训、交流、观摩、考察等多种方式，充实队伍，提高档案管理人员专业能力。目前，从已完成达标验收的省、市、县三级经办机构来看，都至少配有一名专职、多名兼职业务档案工作人员，成立了业务档案管理领导小组，超过90%的机构设立或明确了专门的档案管理机构、归口部门，且保持了队伍的相对稳定。此外，在经费投入上，有30%的省级机构已将业务档案管理工作费用列入年度支出预算，超过50%的省级机构争取到地方财政的专项经费支持。天津、新疆、上海、湖北、吉林、陕西、广西等地为社保业务档案管理建设累计投入超过千万元，北京还将市社保档案中心建设作为重点民生项目工程列入政府“十二五”专项规划。

      五、达标验收是抓手

     《规定》颁布后，从制度规范到基础设施建设，从省一级启动到市县两级普及，只有通过达标验收这一抓手，才能把社保业务档案规范化管理落到实处。特别是在省级经办机构验收过程中，以达标验收的形式明确工作任务的时间安排和具体要求，并将达标验收的结果纳入全系统的主要业务工作考核评比。目前，96%的省级机构将档案管理工作纳入了年度考核内容。同时，要求各省在认真做好自身业务档案管理达标验收的基础上，积极开展市、县社保业务档案管理达标验收工作，通过加强督导、定期通报推动市县两级社保业务档案管理达标验收工作的开展。截至2014年底，全国市县两级城镇职工基本养老保险和基本医疗保险经办机构中已有722个市级经办机构和4375个县区级经办机构业务档案通过达标验收，分别占市县经办机构总数的93%和82%。